Per què cal conservar els documents originals

ArhivadorsSi creemos que en la era digital podemos destruir o prescindir de los documentos originales, estamos muy equivocados. La cruda realidad administrativa y legal nos demuestra que hay que conservarlos bastante tiempo, ya que es posible que los necesitemos en varias ocasiones a lo largo de nuestra vida.

Un documento original prueba la existencia de un hecho. Hecho que a veces tiene trascendencia jurídica o administrativa de carácter inmediato o mediato. Por ejemplo, conducir nuestro vehículo sin llevar encima el permiso de conducir o el de circulación nos acarreará una multa de tráfico; no conservar los documentos que dan soporte a nuestras declaraciones tributarias, de seguridad social, mercantiles durante el tiempo de prescripción establecido por la ley, puede dar lugar a una sanción administrativa a parte de, en su caso, la determinación de unos rendimientos por estimación indirecta, una ganancia patrimonial por incremento de patrimonio no justificado, etc. No conservar un documento privado original nos puede hacer perder un pleito.

Podemos pensar que escaneando los documentos y conservándolos en PDF en el disco duro del ordenador ya es suficiente, porque cuando los necesitemos los imprimiremos. En realidad dichos documentos equivalen a una fotocopia. Entonces la cuestión es si las fotocopias sirven como prueba.

Ante un tribunal ¿es válida la aportación de un documento original digitalizado impreso o la de una fotocopia de un documento original? Las fotocopias son válidas como prueba siempre que la parte contraria las acepte o reconozca; si no las reconoce o acepta, deberán cotejarse con su original si es posible; y, si no es posible, su valor probatorio lo determinará el Juez a su criterio, teniendo en cuenta el resultado de las demás pruebas.

Como vemos, conservar los documentos originales nos ayuda a probar unos hechos tanto en vía judicial como administrativa. Las fotocopias o PDF son susceptibles de ser alterados o manipulados a través de los medios tecnológicos existentes, por lo que no debemos fiarnos de ellos. Claro, podemos digitalizar un documento original ante notario, el cual dará fe de su originalidad, ¡pero cuesta dinero!

Enumerar los documentos originales que debemos conservar es misión imposible, depende de cada persona y de lo que quiera o deba probar. Y el tiempo de conservación de los mismos dependerá de los plazos de prescripción que las leyes señalen para cada caso determinado. Los cuatro años de prescripción fiscal no es un criterio que deba adoptarse como general.

No existe obstáculo para que aprovechemos los medios técnicos existentes para archivar digitalmente nuestros documentos. Pero si queremos probar un hecho ante la administración o ante los tribunales, conservemos los documentos originales en que debamos o queramos basarnos. Del documento original puede depender ganar un pleito.