Quins són els requisits formals per a la deducció de despeses?

Últimamente, en muchas comprobaciones tributarias, principalmente las realizadas por el departamento de gestión tributaria, se está negando la deducibidad de algunos gastos por motivos puramente formales.

En el actual contexto económico, es importante cumplir los requisitos formales establecidos en la normativa para asegurar la deducibilidad de los gastos incurridos en el ejercicio de la actividad profesional o empresarial.

Los requisitos son los siguientes:
1. Justificación del gasto
2. Conservación de documentos
3. Registre contable
4. Declaración del gasto

Justificando del gasto

El gasto se tiene que poder demostrar y la carga de la prueba recae en el contribuyente que pretenda deducirla. La Ley General Tributaria establece que “los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originadas por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación o mediante el documento sustitutivo emitido con ocasión de su realización que en ambos supuestos cumplan los requisitos señalados en la normativa tributaria”.

Mejor disponer de una factura, completa o simplificada, imprescindible sobretodo en el impuesto del valor añadido. En IRPF o sociedades, si no se puede disponer de la factura, el gasto se podrá demostrar por cualquier medio de prueba.

En IRPF, la Administración no admite, actualmente, la deducibilidad de los gastos justificados mediante tiquets, si sólo existe este documento como medio de prueba. En estos casos, habría que demostrar, además, el pago o cualquiera otro hecho que demostrara la realidad del gasto.

Conservación de documentos

Tanto la normativa de IRPF como la del IVA establecen la obligación de conservar los documentos y las facturas que justifiquen el importe y el concepto del gasto, durante todo el periodo de prescripción (actualmente 4 años).

Registro contable

En IRPF, impuesto sobre sociedades e IVA rige el principio de inscripción contable, de forma que si el gasto no se ha contabilizado no será deducible. Las sociedades y otras entidades jurídicas y los empresarios individuales que realicen actividades empresariales y que determinen su rendimiento por la modalidad normal del régimen de estimación directa, tienen que llevar una contabilidad ajustada al código de comercio y al plan general contable. Los profesionales y los empresarios individuales que determinen su rendimiento por la modalidad simplificada del régimen de estimación directa tienen que cumplimentar el correspondiente libro de gastos.

En el IVA, todos los sujetos pasivos -sociedades, profesionales y empresarios- tienen que cumplimentar el libro de facturas recibidas.

Declaración del gasto

Evidentemente, para deducir el gasto, hay que incluirlo en la declaración del periodo en el que se produce el gasto.

Una vez presentada la declaración, tendremos dos opciones para deducir el gasto no declarado: a) incluirlo en cualquier declaración posterior, si no se produce un perjuicio económico para Hacienda, teniendo en cuenta que no podremos deducir nada que tenga una antigüedad superior al periodo de prescripción (cuatro años o más, si se ha interrumpido) o b), instar la rectificación de la declaración presentada.