Per què cal conservar els documents originals

ArhivadorsSi creiem que en l’era digital podem destruir els documents originals o prescindir-ne del tot, estem molt equivocats. La crua realitat administrativa i legal ens demostra que cal conservar-los força temps, ja que és possible que els necessitem en diverses ocasions al llarg de la vida.

Un document original fa prova de l’existència d’un fet. Un fet que, de vegades, té transcendència jurídica o administrativa de caràcter immediat o mediat. Per exemple, conduir el nostre vehicle sense portar el permís de conduir o el permís de circulació ens implicarà una multa de trànsit; no conservar els documents que donen suport a les nostres declaracions tributàries, de seguretat social o mercantils durant el temps de prescripció que estableix la llei, pot donar lloc a una sanció administrativa, a part de, si escau, la determinació d’uns rendiments per estimació indirecta, un guany patrimonial per increment de patrimoni no justificat, etcètera. El fet de no conservar un document privat original ens pot fer perdre un plet.

Algú es podria pensar que n’hi ha prou escanejant els documents i conservant-los en PDF en el disc dur de l’ordinador perquè quan els necessiti ja els imprimirà. En realitat aquests documents equivalen a una fotocòpia. Llavors la pregunta és si les fotocòpies serveixen com a prova.

Davant un tribunal, ¿és vàlida l’aportació d’un document original digitalitzat imprès o la d’una fotocòpia d’un document original? Les fotocòpies són vàlides com a prova sempre que la part contrària les accepti o reconegui; si no les reconeix o accepta, caldrà acarar-les amb el seu original si és possible; i, si no ho és, el seu valor probatori el determinarà el jutge al seu criteri, tenint en compte el resultat de les altres proves.

Com veiem, conservar els documents originals ens ajuda a provar uns fets tant en via judicial com administrativa. Les fotocòpies i les còpies en PDF són susceptibles de ser alterats o manipulats a través dels mitjans tecnològics existents, i és per això que no ens en hem de refiar. És clar que podem digitalitzar un document original davant d’un notari, que donarà fe de la seva originalitat. Però costa diners!

Enumerar els documents originals que hem de conservar és una missió impossible, ja que depèn de cada persona i del que vulgui provar o hagi de provar. I el temps de conservació d’aquests dependrà dels terminis de prescripció que les lleis assenyalin per a cada cas concret. Els quatre anys de prescripció fiscal no és un criteri que s’hagi de prendre com a general.

No hi ha cap objecció al fet d’aprofitar els mitjans tècnics existents per a arxivar digitalment els nostres documents. Però, si volem provar un fet davant l’administració o els tribunals, ens convé conservar els documents originals en què ens calgui o vulguem basar-nos. Del document original pot dependre guanyar un plet.